手作業ながらもミスのない発送対応により、
取扱い大学数の増加をご相談いただくことに。

高校生やその保護者の方が志望校を検討する際に使用する「学校案内」。学部案内も合わせて多くの学生が資料請求で取り寄せて活用しています。プリント・キャリーも教育関連に強い広告代理店様からのご依頼で資料請求を大学様側で受けた後のセット作業と発送代行を行っています。当初は4大学様の担当からスタート。依頼を受けてすべて手作業で発送までの業務を行っていました。同じ大学様の資料請求でも、資料請求を行う学生の志望学部や年次によっても封入するものが異なります。ミスが起こらないように在庫を管理し、封入時の照合まで体制を組んで丁寧に対応したことが評価され、その後にさらに多くの大学の資料請求の対応を任せたいとご相談をいただくことができました。しかし、当時は資料請求をいただいたデータの仕様が大学様ごとに異なっておりこのまま対応する大学数が増えていった場合、いくら慎重に対応してもミスが起こる懸念がありました。現場のスタッフの意見も取り入れ、ミスのない対応を実現すたるために、自社で専用システムを開発しました。

品質向上のため、専用システムを自主的に開発。
情報共有の効率化による評価が高まりました。

専用システムのポイントは5つ、（1）大学別セット内容の把握、（2）在庫確認、（３）在庫調整、（4）請求内容集計（５）当社への発送依頼です。立ち上げから手作業での対応を進めるなかで、特に（1）〜（4）の機能について実現できれば、大学の担当者様や代理店様にとってもメリットがあるのではないかと考え、約2ヵ月程度で設計・開発から提案までを行いました。特に、大学案内・学部案内といったパンフレット類は、毎日出荷を行うためこまめな在庫管理が必要になります。それまでは、在庫が少なくなってきたら弊社のスタッフからお知らせしたり、担当者様からのお問い合わせに対してお答えしていましたが、システム上で一目で分かる形になり、在庫数が一定数を超えると大学様・代理店様にメールでお知らせする機能も提供。定期的な在庫の確認の回数を絞ることができ、これまで以上に正確でスムーズな情報をシステムを大学様・代理店様・当社間で共有できるようになりました。

システムの一元化により、請求処理などの
煩雑な事務処理もすぐに完了できるように。

当社が開発した専用システムにより、セット内容の把握・在庫確認・発送依頼を一本化。発送セットは、大学様・代理店様側で直接操作し、各種パンフレットの表紙の画像を登録・表示できるシステムにしたことで、セット内容の把握や頻繁なパターン変更があっても間違うことなく対応しています。現在では、1日平均約500通程度の発送作業を当社で対応。オープンキャンパスの開催時期や入試前の時期には1日約1,000通程度の発送が必要になることもありますが、システムによる一元管理によってセットミスや変更への対応、在庫が不足して発送が遅延するといったトラブルもありません。セットパターン登録時の料金形態登録機能も実装したことで、発送内容・数量に応じた請求処理行業務の軽減という役割でもこのシステムが大いに貢献しています。

学校案内の資料請求以外にも、
イベント用ツールの倉庫管理・発送業務でも貢献。

4校からスタートした発送業務は、一括管理システムを活用して現在では17大学までに拡大。午前中のオーダーであれば、当日発送にも対応するなど体制面でも充実させています。また、規模の拡大に伴い、資料請求者向けのダイレクトメール発送業務も年数十回、1回あたり5千〜5万程度対応。オープンキャンパスの開催や入試開催日程のご案内など、資料請求以外にも大学様の募集広報施策にに携わらせていただいています。最近では、地方での入試説明会やイベントを開催することも多くなってきているため、イベント会場のブースで使用するポスターや配布用のうちわ・紙袋・各種資料も当社から会場まで直接お届けして、大学様の負担軽減に貢献しています。専用システムの開発は、営業担当とシステム担当、発送スタッフとの連携により自主的なご提案のもと導入が採用されたものです。今後もお客様にとって理想的な環境をご提供できるように求められる業務を超えた提案を行い、貢献できる領域を広げたいと考えています。