複雑な確定申告書類の封入作業を、
機械化することによりミスを防ぐ。

プリント・キャリーでは、一般企業からのご依頼だけでなく行政・自治体の業務を請け負うこともあります。例えば毎年行われる所得税の確定申告書の封入業務もその一つです。確定申告書は、納税者ごとに同封書類が異なるため照合作業が非常に重要になります。封入される書類の複数枚にわたって個人情報が記載されているなど、通常のダイレクトメールではほとんどないケースのため、どうすればミスが起こらないか、万が一封入時にミスがあった場合にどうやって検出するかを慎重に検討しました。当時、担当していた封入業者はすべて手作業で行っていました。人に頼った作業の場合、ミスがないように慎重に作業を行い、万が一の場合の誤封入を発見するのも人です。人のミスを完全になくすことはできません。そこで当社では、より正確な作業を実現するために手作業と機械封入・照合を組み合わせることをご提案しました。

独自の検査装置と検証システムを導入、
照合には3台のカメラを稼働してミスをゼロに。

機械封入・照合を実現するために、まず封入される資材について国税局様にご依頼して封筒や封入物といった各種資材を機械封入に対応する形に変更していただきました。そうすることによって、当社独自の検査装置・検証システムを活用した書類の帳合を正確かつスピーディーに実現することができます。手作業のほうが精度の高い作業については一部活用しながらも、機械の精度の高さや速さを発揮できる部分は機械化のメリットを最大限に生かしたフローを構築しました。新たに変更いただいた資材には、すべて機械照合に使用する独自のバーコードを印字。このバーコードを機械で読み取らせることで、登録データと封入された書類に誤りがあればすぐにエラーを検出します。照合には通常の場合、1台のカメラを使用することがほとんどですが、本案件については3台のカメラを導入して複雑な帳合でも短時間で封入ミスを発見できるようになっています。

カメラを活用し、緻密に設計された照合プロセスで作業全体のスピードも向上し、短納期に対応しました。

照合用に導入している3台のカメラは、従来目視で行っていたピッキング内容の確認、さらに所得税・消費税マッチングのために活用しています。行程はまずチラシ・リーフレットなど共通封入からスタートして、「封入区分差替封入」、「照合帳合封入」「選択帳合封入※対象者のみ」まで進みます。共通封入以降の3つのポイントすべてにカメラを設置しているため、エラーがどこで起きているのかを即時に検証することができます。さらに、納付書・申告書に記載されている番号と登録データベースの照合と、セットされた同封物を確認するパターンマッチングシステムを用いた封入前同封物検査を経て、封筒に収められます。最後には計量機による自動計量を行い、封入漏れや重複封入がないかを重さによる確認まで行います。すべて当社最新鋭の設備を活用し、また確定申告書の封入のためにシステムをカスタマイズして封入間違いを完全排除、さらに短納期での対応を可能にしています。

人件費削減も実現して、
各地の国税局に機械化ニーズが広がりました。

当社にて対応を行った国税局様では、機械封入の精度について高い評価いただきました。誤封入等による窓口対応が大幅に減るなど、現場での業務負担を減ったようです。機械化のメリットとして、万が一誤封入があった場合に、いつどこで問題が発生したかをデータを遡って確認することができます。検証のしやすさという点でも機械の優位性があります。また、すべて手作業で担っていたものを機械化することにより費用も大幅に削減できます。こうした評価が広がり、当初は1拠点から始まった業務が現在では広範囲の拠点へと広がっています。さらに、4年に1度実施される国勢調査の調査票の封入業務も当社が担当しました。大切な個人情報を適正に管理し、複雑な組み合わせでも正確で迅速な対応ができるようにさらに作業や照合の精度を高めていきたいと考えています。